Aumenta La Produttività Disintossicando I Tuoi Processi

Semplicità e coerenza sono essenziali per aumentare la produttività senza lavorare di più o più a lungo. L'obiettivo è ridurre lo stress e lo sforzo, aumentando al contempo la produttività e godendoti il ​​lavoro!

Spesso, però, cerchiamo soluzioni complesse invece di semplificare ciò che già abbiamo.

Ho scoperto che disintossicando il caos in atto in questo momento - il disordine che soffoca la tua creatività, i complicati sistemi di gestione che non hai mai padroneggiato, il senso di colpa per non aver mai finito i tuoi post-it o le e-mail con risposta - hai una lavagna pulita e chiara focus che ti consente di riportare SOLO gli strumenti e i processi più semplici ed essenziali che ti aiuteranno a essere il più concentrato e produttivo.

Non fraintendetemi: ci sono app e programmi software e piccoli piccoli hack che sicuramente aiutano con la gestione del tempo e l'efficienza. Ma a volte, non puoi nemmeno vedere ciò di cui hai bisogno finché non hai cancellato la lista.

5 PASSI PER DISINTOSSICARSI E COSTRUIRE PROCESSI DI LAVORO PIÙ SEMPLICI MA PIÙ EFFICACI:

1. Inizia con una disintossicazione digitale.

Non puoi semplificare i tuoi processi senza prima liberare la mente e i tuoi dispositivi digitali. 2. Usa il metodo Post-It di 1 giorno.

Rimuovi i gazillion post-it dal monitor del tuo computer e intorno al tuo ufficio. Non sono altro che disordine visivo che occupa sottilmente spazio nel tuo cervello e ti fa sentire in colpa per cose a cui non sei ancora riuscito. Invece, metti tutti i tuoi promemoria, cheat notes e voci dell'elenco di cose da fare in un libro fisico o in un'app per prendere appunti digitali. Tienili tutti in un unico posto e usa i tuoi post-it solo per le attività quotidiane . Al mattino, annota le 2 o 3 cose di cui hai davvero bisogno per fare quel giorno e incollale sul monitor. Quindi assicurati di dedicare il tempo essenziale per portarli a termine, eliminali e buttali via alla fine della giornata. Sarà energizzante ricominciare da capo domani.

3. Vai a Posta in arrivo Zero.

So che può sembrare un obiettivo frivolo. Ma è assolutamente fattibile e ti cambierà la vita.

• Innanzitutto, imposta le cartelle all'interno della tua casella di posta per le persone da cui desideri conservare le e-mail e/o progetti o categorie di e-mail.

• Quindi inizia a riordinare la tua casella di posta tramite l'eliminazione in blocco e le azioni sui file. Utilizza la casella di ricerca per filtrare tutte le email di determinate persone che desideri conservare e trascinale nella loro cartella. Elimina in blocco e-mail da altri o da qualsiasi cosa più vecchia di un anno o due.

• Imposta le regole per filtrare automaticamente le nuove e-mail nelle cartelle corrette: ad esempio, qualsiasi cosa con "annulla iscrizione" nell'e-mail potrebbe andare direttamente a una cartella "newsletter" o "negozio".

• Infine, prenditi il ​​​​tempo per annullare l'iscrizione a tutte le e-mail spazzatura e agli abbonamenti che non desideri più.

• Ciò che rimarranno nella tua casella di posta sono solo le nuove e-mail importanti con cui devi gestire e dovresti porti l'obiettivo di gestirle entro la settimana, in modo da poter tornare a Inbox Zero entro la fine di ogni settimana.

4. Automatizzare e utilizzare i modelli.

Risparmia tempo e intelligenza automatizzando ogni attività ripetitiva possibile.

• Crea e-mail di risposta automatica per coloro che ricevi spesso che richiedono la stessa risposta.

• Batch e programma automaticamente i tuoi social media.

• Automatizza il tuo team settimanale o giornaliero o le email dei clienti.

• Automatizza la pianificazione configurando un'app Calendly o Acuity o un'altra app per la pianificazione degli appuntamenti. La prossima volta che un cliente desidera prenotare una riunione, puoi semplicemente inviarlo al tuo link e può scegliere cosa funziona con il tuo calendario. Tutta la logistica sarà automatizzata da lì.

• Crea un cheat sheet per la codifica, il branding e la messaggistica che usi più e più volte in modo che diventi semplice come "copia e incolla".

• Documenta i processi passo dopo passo in modo da non dover mai ricordare nella tua testa: devi solo seguire ogni volta che lavori su qualcosa.

5. Considera di non aggiungere di nuovo alcune cose.

Dopo aver disintossicato e riordinato i processi, il calendario, i documenti, le e-mail e il desktop digitale e le schermate iniziali, considera attentamente ciò che riporti.

• Potresti voler rinunciare a tutte le app di social media (o quelle da cui sei dipendente) sul tuo telefono. Invece, controlla Insta o Twitter una volta sul tuo computer e il gioco è fatto.

• Sebbene alcune app e software di gestione possano salvarti la vita, altri potrebbero semplicemente aggiungere livelli di complicazioni quando non necessario. Sii esigente su ciò che usi. Forse un semplice foglio di calcolo o un taccuino andrà bene.

• Che ne dici di non ripristinare affatto le attività amministrative? Potresti pensare di assumere un assistente virtuale solo per poche ore alla settimana per gestire questo tipo di attività per te, liberando tempo per concentrarti sul lavoro veramente importante che ti porterà avanti.

Spero che la disintossicazione e questi passaggi possano funzionare per ridurre lo stress e aumentare la produttività!