Come Assicurarti Che La Tua Lista Di Cose Da Fare Non Sia Solo Un Pezzo Di Carta

Senza esagerare, sono un fanatico delle liste.

Ho liste per praticamente tutto: piani annuali , elenchi di cose da fare, bar che mi piacerebbe provare, programmi stagionali, liste dei desideri, liste di recensioni, liste di libri, liste delle vacanze,  liste di imballaggio - e l'elenco potrebbe continuare.

È troppo eccessivo? Forse.

Funziona per me, quindi non mi interessa quanto possa sembrare pazzo? Decisamente.

Il livello di ossessione per le liste può variare da persona a persona, ma devo ancora incontrare qualcuno che non ottenga almeno alcuni vantaggi dalle liste ( se sono fatte bene ).

Fondamentalmente, dice che immagazziniamo troppe cose nel nostro cervello anche se ha una capacità limitata, ed è originariamente uno strumento di focalizzazione, non un posto dove immagazzinare cose. Se non li eliminiamo e li inseriamo in un sistema organizzato, questi pensieri fastidiosi ( cosa di cui ho bisogno/dovrei/devo tenere a mente e fare ) saranno costantemente in loop e diventeranno una fonte di grande stress mentale.

Di solito c'è una relazione inversa tra quanto qualcosa è nella tua mente e quanto viene fatto".David Allen

Quindi, è molto meglio liberare la mente e organizzare sistematicamente le cose da fare in un sistema di archiviazione esterno (come un taccuino, un calendario, un'app ecc.). Questo è il primo passo per riprendere il controllo della tua produttività.

Detto questo, non tutte le liste sono uguali. E questo è particolarmente vero per le liste di cose da fare. La maggior parte di noi ha una specie di lista di cose da fare. Forse perché li troviamo effettivamente utili, forse perché tutti intorno a noi ne usano uno ed è apparentemente un must. Ma avere una lista di cose da fare è una cosa. Avere uno che è effettivamente utile è un altro.

La Battaglia Contro Una Lista Infinita Di Cose Da Fare

Sebbene le liste di cose da fare dovrebbero essere gli strumenti per migliorare la produttività, spesso diventano fonte di grande frustrazione. La giornata non sembra abbastanza lunga, i compiti sembrano moltiplicarsi in modo invisibile e, alla fine, le voci barrate sembrano marginali rispetto ai nostri compiti incompiuti.

Penso che il motivo principale sia che non utilizziamo bene questo strumento di produttività. So che negli ultimi 10 anni ho attraversato molte iterazioni, esperimenti, frustrazioni, strumenti e tecniche. A volte le liste di cose da fare hanno aiutato il mio lavoro e la mia vita, a volte le hanno ostacolate perché non le ho usate bene. Secondo la mia esperienza, questi sono i motivi principali degli errori nell'elenco delle cose da fare:

• Li trattiamo come liste dei desideri o promemoria di tutto e qualsiasi cosa sotto il sole che vogliamo o dobbiamo fare in un giorno/mese/anno/vita

• Non distinguiamo tra obiettivi e compiti

• I compiti non sono abbastanza concreti

• Pensiamo che tutto abbia la stessa urgenza e non riusciamo a stabilire le priorità

• L'elenco è troppo complicato e ha la lunghezza di un breve romanzo

• Non li rendiamo personali

Come ho detto, ci sono stato, l'ho fatto . Ma anche con le frustrazioni passate e le liste di scarso successo, credo ancora nel potere e nell'efficacia di una BUONA lista di cose da fare. Di seguito, puoi leggere tutti i miei consigli generali su quelli che penso siano i segreti di una buona lista di cose da fare. Credo che possano funzionare per la maggior parte delle persone, ma, ovviamente, ci sono sempre delle eccezioni. La cosa più importante è trovare le tue preferenze personali: sapere cosa funziona per te e cosa no e attenersi a quello.

Dichiarazione di non responsabilità: puoi leggere un milione di cose da fare o suggerimenti sulla produttività nei libri o su Internet (incluso questo), ma è importante rendersi conto che non valgono nulla senza la componente più critica, e questa è l'autodisciplina . Se non stai seguendo, se non riesci a iniziare le attività e non trovi i migliori strumenti personali per l'automotivazione, la tua lista di cose da fare rimarrà un pezzo di carta inutile.

Suggerimenti Per Rendere Più Efficaci Le Tue Liste Di Cose Da Fare

Sii Strategico Riguardo Alla Tua Energia

I suggerimenti generali sulla produttività sono ottimi fintanto che siamo in grado di personalizzarli. Lavoriamo e funzioniamo tutti in modo diverso: alcuni di noi sono nottambuli, altri fanno del loro meglio la mattina presto. Scopri quando è il tuo momento di massima energia e pianifica le attività più importanti di conseguenza. So per esempio che svolgo il mio miglior lavoro creativo al mattino, verso le 9-12 e poi tra le 15-19, quindi pianifico le attività più impegnative per allora e uso il resto per le comunicazioni, l'amministrazione della vita o le commissioni.

Semplificare

Potresti essere tentato di mettere ogni singolo compito che hai nella tua lista di cose da fare, ma secondo la mia esperienza, più è lungo, minori sono le possibilità di gestirlo e portarlo a termine. Mantienilo il più semplice possibile.

Attenersi A Uno Strumento

Saltare tra 2 taccuini, un calendario di Google, 3 diverse app per elenchi di cose da fare, diverse bacheche Trello, post-it e frammenti di carta molto casuali è un modo infallibile per perdersi nel labirinto di attività e progetti. Prova tutti gli strumenti che vuoi, vedi quale si adatta di più a te e poi attieniti ad esso il più possibile. Va bene usare strumenti diversi se offrono davvero qualcosa di diverso, ma come regola di base, meno usi, meglio è. Uso excel per le mie liste principali e il mio taccuino e la penna preferita per le liste di cose da fare settimanali e giornaliere. Ho provato molte app, ma mi sono reso conto che gli elenchi di cose da fare scritti a mano funzionano meglio per me: il rituale di scriverli è motivante di per sé.

Rendi I Compiti Il ​​Più Concreti Possibile

Di solito, più l'elenco delle attività è concreto, più è facile eseguirlo effettivamente. La pianificazione di un evento non è una buona voce dell'elenco di cose da fare: è una categoria di progetto. Progettare inviti, ordinare il catering, scegliere una posizione, creare una pagina di un evento sono il tipo di elementi perseguibili che dovrebbero essere nella tua lista di cose da fare.

Valuta Il Tempo Necessario Per Le Attività

La maggior parte delle persone è notoriamente incapace di valutare quanto tempo è necessario (o quanto tempo stanno effettivamente dedicando) a compiti diversi. O lo sottovalutiamo di molto o lo sopravvalutiamo. Come ho detto in precedenza , all'inizio dell'anno, ho trascorso 2 settimane a scrivere quanto tempo dedico a svolgere vari compiti. Di conseguenza, sono diventato molto più efficace nel programmare il mio tempo e nel dare priorità alla mia lista di cose da fare. Puoi anche fare un ulteriore passo avanti e bloccare effettivamente il tempo necessario nel tuo calendario, assicurandoti di essere concentrato e che la tua giornata sia ben organizzata.

Priorità: Il Potere Dei Tre Grandi

La definizione delle priorità è un fattore critico di successo. Ci vogliono alcune intuizioni strategiche e esperienza per padroneggiare l'arte di stabilire le priorità, ma deve essere fatto. Esistono diverse tecniche per questo, ma da quando ho iniziato a utilizzare il sistema MIT (Most Important Tasks) la mia produttività è aumentata molto.

I MIT sono semplicemente le cose che vuoi assolutamente fare quel giorno. Scelgo 3 MIT ogni singolo giorno e mi concentro su di loro. Se riesco a svolgerli rapidamente, posso sempre passare ad altri compiti, ma so dove dovrebbe essere il mio focus quel giorno.

Il Maestro Elenca

Forse alcune persone sono in grado di semplificare la loro lista di cose da fare in una sola lista, ma nella mia esperienza diverse liste di cose da fare possono essere molto utili. Questi sono i 4 tipi di liste che sto usando:

+ Le liste principali del progetto – I progetti per me sono aree facilmente identificabili con cui devo occuparmi. Ad esempio, ho elenchi di progetti diversi per i clienti e per il mio blog. Sono fondamentalmente un ibrido di liste di cose da fare e gestione dei progetti. Quando inizio un progetto, elenco ogni singola attività che devo svolgere prima o poi in modo da essere un po' chiaro sull'ambito del lavoro.

Esempio: supponiamo che sto realizzando un progetto di rebranding dei social media per un cliente. Quindi inserisco tutte le diverse attività nell'elenco dei progetti, come l'auditing del sito Web e dei social media, la scrittura di concetti e strategie, il posizionamento, la ricerca dei messaggi giusti, l'identificazione del pubblico, la pianificazione di diversi contenuti sui social media, ecc. È l'elenco principale che ho Lo userò per dare priorità alle attività e pianificare il mio lavoro in seguito. Un esempio diverso è l'elenco dei progetti del mio blog: identifico le aree su cui devo lavorare e le associo attività, come newsletter (concetto, frequenza, modello ecc.), amministratore (ripristino tag, categorie, controllo collegamenti, backup ecc.).

Non tutti gli elementi in un elenco di progetti sono urgenti, ma è comunque meglio sapere cosa devi affrontare quando hai tempo.

+ L'elenco degli obiettivi mensili – C'è un'enorme differenza tra obiettivi e attività, ma il mio elenco degli obiettivi mensili è ancora parte integrante del mio sistema di elenchi di cose da fare. Identifico un paio di cose e aree su cui mi piacerebbe concentrarmi o raggiungere quel mese e poi le suddivido in compiti reali più piccoli. Lo recensisco regolarmente durante tutto il mese, quando metto insieme le mie liste settimanali.

+ L'elenco delle cose da fare settimanali – Ogni domenica mi siedo e pianifico la mia settimana. Esamino il mio calendario, i miei obiettivi mensili e gli elenchi di master del progetto in corso e identifico le cose più importanti per la settimana. Segmento questo in tre aree: Vita (admin, commissioni) – Lavoro – Blog. Poi metto da parte tutti i compiti che devo o voglio fare quella settimana.

+ L'elenco di oggi – Lo faccio la sera prima. Scelgo i miei tre MIT e 1 o 2 compiti semplici. Questi sono quelli su cui mi concentrerò il giorno successivo.

Metti Alcuni Oggetti Facili

Quando crei la tua lista di cose da fare settimanale o giornaliera, puoi inserire alcuni elementi facili o che non richiedono molto tempo. Lo uso come un trucco psicologico poiché cancellare anche oggetti semplici aumenta la mia sicurezza e mi fa sentire super produttivo. È probabile che lo slancio mi porterà avanti nell'affrontare i compiti più impegnativi. Ma non imbrogliare e affogare la tua lista di cose da fare con semplici faccende domestiche solo per rendere la tua giornata super produttiva.

Pianifica Il Tempo Per La Pianificazione

Prenditi del tempo da parte per pianificare effettivamente la tua lista di cose da fare, che sia la domenica sera, la mattina presto o la sera prima.

Quali sono i tuoi consigli preferiti per la lista delle cose da fare?